Cómo un mayorista de fruta y verdura automatizó entre 700 y 1.000 pedidos mensuales de WhatsApp y liberó 30 horas de trabajo al mes
0 mensajes perdidos o errores de introducción de datos +30h ahorradas cada mes 1 recurso liberado de tareas repetitivas
FORMISA es un mayorista de fruta y verdura que suministra diariamente productos frescos de altísima calidad a restaurantes, entidades públicas, comedores y negocios locales. Con entre 700 y 1.000 pedidos al mes, la mayoría llegando por WhatsApp, su operativa dependía de que una persona leyera cada mensaje, lo interpretara y lo introdujera manualmente en el sistema. Un proceso que funcionaba, pero que no podía escalar.
El reto
En un negocio donde el timing lo es todo, la gestión manual de pedidos se había convertido en un verdadero cuello de botella. Los pedidos llegaban a todas horas, en formatos distintos, con errores de redacción, abreviaciones propias de cada cliente y cambios de última hora. Cada uno requería atención individual. Esto provocaba pérdida de tiempo constante, errores de introducción de datos e inconsistencias que afectaban directamente a la calidad del servicio. El problema no era el volumen en sí. Era que todo el conocimiento operativo vivía en la cabeza de las personas, y el sistema no podía procesar lo que no entendía.
La solución
87 Solutions automatizó todo el flujo de pedidos con un sistema de IA diseñado específicamente para la operativa de FORMISA. El sistema lee e interpreta automáticamente los mensajes de WhatsApp, con todas sus variaciones, errores tipográficos y formatos irregulares. Convierte cada solicitud en un pedido estructurado, verifica la disponibilidad de productos en tiempo real, inserta el pedido directamente en el CRM y envía una confirmación inmediata al cliente, sin intervención humana.
La implementación no requirió cambiar la forma en que los clientes de FORMISA hacen sus pedidos. Siguieron usando WhatsApp exactamente igual. Lo que cambió fue todo lo que ocurre después.
Los resultados
En pocas semanas, FORMISA pasó de gestionar pedidos manualmente a tener un flujo completamente automatizado con impacto directo y medible:
0 mensajes perdidos o errores de introducción de datos desde la implementación. Entre 15 y 30 horas ahorradas cada mes en tareas administrativas repetitivas. 1 recurso liberado para tareas de mayor valor dentro de la operativa.
Más allá de los números, el cambio más importante fue estructural: el conocimiento operativo dejó de vivir únicamente en las personas y pasó a estar sistematizado. FORMISA puede ahora gestionar más volumen sin aumentar el equipo administrativo, con menos errores y con una capacidad de respuesta al cliente significativamente más rápida.
¿Tu empresa gestiona pedidos, documentos o comunicaciones de forma manual? En 87 Solutions ayudamos a automatizar operaciones como la de FORMISA en pocas semanas. Hablemos.
