Come un grossista di frutta e verdura ha automatizzato tra 700 e 1.000 ordini mensili via WhatsApp e liberato 30 ore di lavoro al mese.
0 messaggi persi o errori di inserimento dati · +30h risparmiate ogni mese · 1 risorsa liberata da attività ripetitive
FORMISA è un grossista di frutta e verdura che rifornisce quotidianamente prodotti freschi di altissima qualità a ristoranti, enti pubblici, mense e attività locali. Con tra 700 e 1.000 ordini al mese, la maggior parte dei quali arrivava via WhatsApp, la sua operatività dipendeva dal fatto che una persona leggesse ogni messaggio, lo interpretasse e lo inserisse manualmente nel sistema. Un processo che funzionava, ma che non poteva scalare.
La sfida
In un business dove il tempismo è tutto, la gestione manuale degli ordini era diventata un vero collo di bottiglia. Gli ordini arrivavano a tutte le ore, in formati diversi, con errori di scrittura, abbreviazioni proprie di ogni cliente e modifiche dell’ultimo minuto. Ognuno richiedeva attenzione individuale. Questo provocava una costante perdita di tempo, errori di inserimento dati e incoerenze che incidevano direttamente sulla qualità del servizio. Il problema non era il volume in sé. Era che tutta la conoscenza operativa viveva nella testa delle persone, e il sistema non riusciva a elaborare ciò che non capiva.
La soluzione
87 Solutions ha automatizzato l’intero flusso degli ordini con un sistema di IA progettato specificamente per l’operatività di FORMISA. Il sistema legge e interpreta automaticamente i messaggi WhatsApp, con tutte le loro variazioni, errori tipografici e formati irregolari. Converte ogni richiesta in un ordine strutturato, verifica la disponibilità dei prodotti in tempo reale, inserisce l’ordine direttamente nel CRM e invia una conferma immediata al cliente, senza intervento umano. L’implementazione non ha richiesto di cambiare il modo in cui i clienti di FORMISA effettuano i loro ordini. Hanno continuato a usare WhatsApp esattamente come prima. Ciò che è cambiato è tutto ciò che accade dopo.
I risultati
In poche settimane, FORMISA è passata dalla gestione manuale degli ordini a un flusso completamente automatizzato con un impatto diretto e misurabile:
0 messaggi persi o errori di inserimento dati dall’implementazione. Tra 15 e 30 ore risparmiate ogni mese in attività amministrative ripetitive. 1 risorsa liberata per attività di maggior valore all’interno dell’operatività.
Al di là dei numeri, il cambiamento più importante è stato strutturale: la conoscenza operativa ha smesso di vivere unicamente nelle persone ed è passata a essere sistematizzata. FORMISA può ora gestire maggiori volumi senza aumentare il team amministrativo, con meno errori e con una capacità di risposta al cliente significativamente più rapida.
La tua azienda gestisce ordini, documenti o comunicazioni in modo manuale? In 87 Solutions aiutiamo ad automatizzare operazioni come quella di FORMISA in poche settimane. Parliamone.
